Akten & Legalisatie
1. Aanvragen van een akte van de burgerlijke stand
- Nederlanders, geboren in Uruguay maar woonachtig in Nederland, die een gelegaliseerde akte van de burgerlijke stand nodig hebben, kunnen dit aanvragen via het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, afdeling Legalisaties (adres: Bezuidenhoutseweg 67 te Den Haag).
- Uruguayanen woonachtig in Nederland die een gelegaliseerde akte van de burgerlijke stand nodig hebben, kunnen deze niet via het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag aanvragen, maar dienen het langs andere weg te regelen, bijvoorbeeld via familie in Uruguay of de Uruguayaanse Ambassade in Nederland.
2. Legalisatie
Wat is legalisatie?
Om te kunnen beslissen of een buitenlands document bruikbaar is voor de Nederlandse administratie moet het eerst gelegaliseerd worden. Met de legalisatie wordt vastgesteld dat een buitenlands document bevoegd is afgegeven. Legalisatie zegt niets over de inhoud van een document.
Legalisatie vindt plaats op de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. Voordat gelegaliseerd kan worden, moeten de overige stempels en handtekeningen op het document gecontroleerd worden. Ook moet vastgesteld worden dat het document niet vals of vervalst is. Als getwijfeld wordt over de echtheid van het document, de handtekening of de stempels kan het document niet gelegaliseerd worden.
In dat geval wordt het document onderworpen aan een onderzoek. Het onderzoek kan enkele weken in beslag nemen. Bij vaststelling van valsheid of vervalsing wordt het document aan de bevoegde autoriteiten gezonden. Dit geldt ook voor documenten die frauduleus zijn verkregen. Het onttrekken van documenten aan het rechtsverkeer is een feitelijke handeling waartegen geen bezwaar openstaat.
Als een document is gelegaliseerd betekent dit niet dat het document automatisch wordt geaccepteerd door de beslissende instanties in Nederland. Beslissende instanties zijn bijvoorbeeld de gemeenten en de IND. Zij kunnen beslissen om nadere informatie omtrent het document in te winnen bij de Nederlandse vertegenwoordiging. Op basis van deze informatie kan de beslissende instantie besluiten om nader te onderzoeken of de in het document genoemde rechtsfeiten overeenstemmen met de werkelijkheid. Mede op basis van het gelegaliseerde document en eventueel aanvullend onderzoek zal in Nederland worden besloten of u bijvoorbeeld een verblijfsvergunning krijgt en of uw gegevens worden opgenomen in de Gemeentelijke Basisadministratie. Tegen een negatieve beslissing kunt u bezwaar maken. De beslissende instantie informeert u over de bezwaarprocedure.
Procedure
Een document uitgegeven door een Uruguayaanse autoriteit dat overgelegd moet worden aan een Nederlandse autoriteit (of een Arubaanse of Nederlandse Antillen autoriteit) moet het volgende traject voor legalisatie ondergaan:
- Uruguayaanse autoriteit die het document heeft uitgegeven of erkend.
- Ministerie van Buitenlandse Betrekkingen te Montevideo, Afdeling Legalisaties.
- Nederlandse Ambassade in Montevideo (Consulaire afdeling).
Documenten die uitgegeven zijn door Nederlandse autoriteiten welke overgelegd moeten worden aan de Uruguayaanse autoriteit dienen het volgende traject voor legalisatie te ondergaan:
- Autoriteit welke het document heeft uitgegeven of die het erkent.
- Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag.
- Uruguayaanse Ambassade in Den Haag (Consulaire afdeling).
- Uruguayaanse Ministerie van Buitenlandse Betrekkingen in Montevideo.